Politika zasebnosti

1. Upravljavec osebnih podatkov

Innosus Oy (upravljavec storitve Semlab)

Matična številka (Finska): 3105686-7

Ukkohauentie 11–13 A, 02170 Espoo, Finska

E-pošta: info@semlab.eu

2. Kontaktna oseba za varstvo osebnih podatkov

Z vprašanji o varstvu osebnih podatkov se obrnite na nas po e-pošti na info@semlab.eu. Praviloma odgovorimo v enem mesecu.

3. Osebni podatki, ki jih obdelujemo

Za izvajanje naših storitev obdelujemo naslednje osebne podatke:

• Kontaktni podatki – ime, e-poštni naslov, telefonska številka, naslov in poštna številka.
• Podatki o naročilu – vrsta vzorca, opis odvzema vzorca, čas naročila in cena.
• Metapodatki vzorca – mesto odvzema, podatek o materialu in številka naročila. Sam fizični vzorec ne vsebuje osebnih podatkov.
• Rezultati analiz in poročila – rezultati analize na azbest, poročila in podatki o njihovi dostavi.
• Komunikacija s strankami – sporočila, poslana prek kontaktnega obrazca, in e-poštna korespondenca.
• Podatki o uporabi – naslov IP, vrsta brskalnika, obiskane strani in časi obiskov.
• Plačilni podatki – način plačila in referenčni podatki plačil. Podatki o kartici se v naših lastnih sistemih ne shranjujejo; plačila posreduje Stripe.

4. Nameni in pravna podlaga obdelave

Osebne podatke obdelujemo za naslednje namene:

• Izvajanje pogodbe (člen 6(1)(b) GDPR) – izvedba analize na azbest, sporočanje rezultatov in izvedba naročila.
• Zakonske obveznosti (člen 6(1)(c) GDPR) – finski zakon o računovodstvu, finski zakon o davku na dodano vrednost in predpisi za analize azbesta (med drugim dokumentacija metode po standardu ISO 22262-1 in uredba finske vlade 798/2015).
• Zakoniti interes (člen 6(1)(f) GDPR) – služba za stranke, razvoj storitev, preprečevanje zlorab in statistika.
• Privolitev (člen 6(1)(a) GDPR) – trženje in uporaba piškotkov, ki niso nujni.

5. Od kod pridobimo podatke

Osebne podatke praviloma pridobimo neposredno od vas prek obrazca za naročilo, kontaktnega obrazca ali e-pošte. Podatki o uporabi spletnega mesta se zbirajo samodejno ob obisku. Nekatera naročila nam posreduje poslovni partner; v tem primeru je stranka podatke posredovala temu partnerju.

6. Posredovanje in prenos podatkov

Osebne podatke posredujemo le subjektom, ki so nujni za izvajanje storitve:

• Partner za preglede azbesta na Finskem – od partnerja prejemamo naročila analiz vzorcev, poročila o analizi pa pošiljamo kontaktni osebi, navedeni v naročilu.
• Stripe Payments Europe, Ltd. – posredovanje spletnih plačil.
• Resend – pošiljanje e-poštnih sporočil, povezanih s storitvijo (potrditve naročil, poročila o analizi).
• Vercel Inc. – spletno gostovanje in dostava vsebine spletnega mesta.
• Supabase – podatkovna in prijavna storitev za notranje sisteme (strežniki v EU).
• Posti Group Oyj – poštni prevoz vzorcev v laboratorij in dostava poročil po e-pošti.
• Google Analytics – analiza uporabe spletnega mesta (anonimiziran naslov IP).
• PostHog – analiza uporabe spletnega mesta in z vašo privolitvijo posnetki sej (strežniki v EU, anonimiziran naslov IP).
• Organi – kadar to zahteva zakon.

Nekateri ponudniki storitev (npr. Stripe, Resend, Google) lahko podatke obdelujejo zunaj EU/EGP. V takih primerih varstvo podatkov zagotavljamo s standardnimi pogodbenimi klavzulami Evropske komisije (SCC) ali enakovrednimi ukrepi.

7. Obdobje hrambe

Osebne podatke hranimo le toliko časa, kolikor je nujno za namene obdelave:

• Podatki o strankah in naročilih – 6 let od konca poslovnega leta v skladu s finskim zakonom o računovodstvu.
• Poročila o analizi in njihovi metapodatki – 10 let na podlagi zakonske obveznosti hrambe.
• Fizični vzorci – po končani analizi se običajno uničijo; po posebnem dogovoru se hranijo največ 12 mesecev.
• Sporočila, poslana prek kontaktnega obrazca – največ 24 mesecev.
• Podatki, ki temeljijo na privolitvi v trženje – do preklica privolitve.
• Tehnični dnevniki (logi) spletnega mesta – največ 12 mesecev.

8. Varnost podatkov

Osebne podatke varujemo z ustreznimi tehničnimi in organizacijskimi ukrepi: z upravljanjem pravic dostopa, močnim preverjanjem pristnosti, šifriranimi povezavami (HTTPS) in šifriranimi povezavami s podatkovno zbirko, z rednim varnostnim kopiranjem in s tem, da imajo do osebnih podatkov dostop le osebe, ki jih potrebujejo za svoje delovne naloge. Notranja evidenca vzorcev in poročanje laboratorija potekata v ločenem sistemu Labbmate, do katerega ima dostop le pooblaščeno osebje laboratorija.

9. Vaše pravice

V skladu s Splošno uredbo EU o varstvu podatkov imate naslednje pravice:

• Pravica do dostopa – zahtevate lahko kopijo osebnih podatkov, ki jih hranimo o vas.
• Pravica do popravka – zahtevate lahko popravek netočnih ali nepopolnih podatkov.
• Pravica do izbrisa – zahtevate lahko izbris svojih podatkov, če za njihovo hrambo ni zakonskega razloga.
• Pravica do omejitve obdelave – v določenih primerih lahko zahtevate omejitev obdelave.
• Pravica do ugovora obdelavi – obdelavi lahko ugovarjate, na primer za namene neposrednega trženja.
• Pravica do prenosljivosti podatkov – zahtevate lahko, da se vaši podatki posredujejo v strojno berljivi obliki.
• Pravica do preklica privolitve – če obdelava temelji na privolitvi, jo lahko kadar koli prekličete.
• Pravica do pritožbe – pritožbo lahko vložite pri finskem pooblaščencu za varstvo podatkov (tietosuoja.fi) ali pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije (www.ip-rs.si).

Svoje pravice uveljavljate tako, da zahtevo pošljete na info@semlab.eu. Po potrebi vas bomo prosili za potrditev istovetnosti.

10. Piškotki

Na spletnem mestu uporabljamo piškotke za njegovo delovanje, analitiko in po potrebi trženje. Piškotke delimo v kategorije:

• Nujni piškotki – osnovne funkcije spletnega mesta, na primer upravljanje seje.
• Analitični piškotki – anonimizirano merjenje uporabe spletnega mesta (npr. Google Analytics).
• Trženjski piškotki – uporabljajo se le z vašo privolitvijo.

Nastavitve piškotkov lahko upravljate v svojem brskalniku. Če nujne piškotke blokirate, spletno mesto morda ne bo delovalo pravilno.

Če analitične piškotke zavrnete ali ne izberete ničesar, oglede strani in dogodke na spletnem mestu kljub temu štejemo anonimno, brez piškotkov in brez shranjevanja česar koli v vašo napravo. Za to se uporablja zgoščena vrednost (hash), ki se ustvari na strežnikih PostHog v EU in se vsak dan spremeni, po njej pa vas ni mogoče prepoznati. Posnetki sej in analitični piškotki se uporabljajo le, če v to privolite.

11. Spremembe te politike

To politiko zasebnosti po potrebi posodobimo, kadar se spremenijo predpisi ali naše storitve. O bistvenih spremembah bomo obvestili na spletnem mestu in po potrebi neposredno posameznike, na katere se podatki nanašajo.