Polityka prywatności

1. Administrator danych

Innosus Oy (prowadzi Semlab)

Numer identyfikacyjny przedsiębiorstwa (Finlandia): 3105686-7

Ukkohauentie 11–13 A, 02170 Espoo, Finlandia

E-mail: info@semlab.eu

2. Osoba kontaktowa w sprawach rejestru

W sprawach ochrony danych prosimy o kontakt e-mailowy pod adresem info@semlab.eu. Odpowiadamy z reguły w ciągu miesiąca.

3. Przetwarzane dane osobowe

Aby świadczyć nasze usługi, przetwarzamy następujące dane osobowe:

• Dane kontaktowe - imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres i kod pocztowy.
• Dane zamówienia - rodzaj próbki, opis pobrania próbki, termin złożenia zamówienia i cena.
• Metadane próbki - miejsce pobrania próbki, informacja o materiale i numer zamówienia. Sama fizyczna próbka nie zawiera danych osobowych.
• Wyniki analiz i raporty - wyniki analizy na obecność azbestu, raporty oraz informacje o sposobie ich dostarczenia.
• Komunikacja z klientem - wiadomości wysłane przez formularz kontaktowy i korespondencja e-mailowa.
• Dane o korzystaniu ze strony - adres IP, typ przeglądarki, odwiedzone strony i czas odwiedzin.
• Dane płatności - sposób płatności i dane referencyjne płatności. Danych kart nie przechowujemy w naszych własnych systemach; płatności są obsługiwane przez Stripe.

4. Cele i podstawa prawna przetwarzania

Przetwarzamy dane osobowe w następujących celach:

• Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) - wykonanie analizy na obecność azbestu, przekazanie wyników i realizacja zamówienia.
• Obowiązki prawne (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) - fińska ustawa o rachunkowości, fińska ustawa o podatku od wartości dodanej oraz przepisy dotyczące analiz azbestu (m.in. dokumentacja metody zgodnie z ISO 22262-1 i rozporządzeniem fińskiej Rady Państwa 798/2015).
• Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) - obsługa klienta, rozwój usług, zapobieganie nadużyciom i statystyka.
• Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) - marketing i stosowanie plików cookie, które nie są niezbędne.

5. Źródła danych

Dane osobowe zbieramy z reguły bezpośrednio od Państwa - przez formularz zamówienia, formularz kontaktowy, e-mail lub telefonicznie. Dane o korzystaniu ze strony internetowej są zbierane automatycznie podczas jej odwiedzania. Część zamówień trafia do nas za pośrednictwem partnera, a wtedy klient przekazał dane temu partnerowi.

6. Udostępnianie i przekazywanie danych

Dane osobowe udostępniamy wyłącznie podmiotom, które są niezbędne do świadczenia usługi:

• Partner wykonujący inwentaryzacje w Finlandii - przyjmujemy od partnera zamówienia na analizy próbek i wysyłamy raporty z analiz do osoby kontaktowej wskazanej w zamówieniu.
• Stripe Payments Europe, Ltd. - obsługa płatności internetowych.
• Resend - wysyłka wiadomości e-mail związanych z usługą (potwierdzenia zamówień, raporty z analiz).
• Vercel Inc. - hosting i dostarczanie treści strony internetowej.
• Supabase - baza danych i usługa logowania dla systemów zaplecza (serwery w UE).
• Posti Group Oyj - przesyłanie próbek pocztą do laboratorium i dostarczanie raportów e-mailem.
• Google Analytics - analiza korzystania ze strony internetowej (zanonimizowany adres IP).
• PostHog - analiza korzystania ze strony internetowej oraz, za Państwa zgodą, nagrania sesji (serwery w UE, zanonimizowany adres IP).
• Organy władzy - gdy wymagają tego przepisy prawa.

Niektórzy dostawcy usług (np. Stripe, Resend, Google) mogą przetwarzać dane poza UE/EOG. W takich przypadkach zapewniamy ochronę danych za pomocą standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej (SCC) lub równoważnych rozwiązań.

7. Okres przechowywania

Dane osobowe przechowujemy tylko tak długo, jak jest to potrzebne do celów przetwarzania:

• Dane klientów i zamówień - 6 lat od końca roku obrotowego, zgodnie z fińską ustawą o rachunkowości.
• Raporty z analiz i ich metadane - 10 lat zgodnie z ustawowym obowiązkiem ich przechowywania.
• Fizyczne próbki - rutynowo niszczone po zakończeniu analizy; po odrębnym uzgodnieniu przechowywane maksymalnie 12 miesięcy.
• Wiadomości wysłane przez formularz kontaktowy - maksymalnie 24 miesiące.
• Dane oparte na zgodzie marketingowej - do czasu wycofania zgody.
• Techniczne logi strony internetowej - maksymalnie 12 miesięcy.

8. Ochrona rejestru

Dane osobowe chronimy odpowiednimi środkami technicznymi i organizacyjnymi: kontrolą uprawnień, silnym uwierzytelnianiem, szyfrowanymi połączeniami (HTTPS) i szyfrowanymi połączeniami z bazą danych, regularnymi kopiami zapasowymi oraz dostępem do danych osobowych wyłącznie dla osób, których obowiązki służbowe tego wymagają. Wewnętrzny łańcuch obiegu próbek i raportowanie w laboratorium obsługuje odrębny system Labbmate, do którego dostęp ma wyłącznie upoważniony personel laboratorium.

9. Państwa prawa

Na podstawie unijnego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) przysługują Państwu następujące prawa:

• Prawo dostępu - mogą Państwo zażądać kopii przechowywanych przez nas danych osobowych na Państwa temat.
• Prawo do sprostowania - mogą Państwo zażądać sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych.
• Prawo do usunięcia danych - mogą Państwo zażądać usunięcia swoich danych, jeżeli nie ma podstawy prawnej do ich przechowywania.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania - w określonych sytuacjach mogą Państwo zażądać ograniczenia przetwarzania.
• Prawo do sprzeciwu - mogą Państwo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania, na przykład w celach marketingu bezpośredniego.
• Prawo do przenoszenia danych - mogą Państwo zażądać przekazania swoich danych w formacie nadającym się do odczytu maszynowego.
• Prawo do wycofania zgody - jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, mogą Państwo w każdej chwili ją wycofać.
• Prawo do wniesienia skargi - mogą Państwo wnieść skargę do Biura Rzecznika Ochrony Danych w Finlandii: tietosuoja.fi.

Aby skorzystać ze swoich praw, prosimy o przesłanie żądania na adres info@semlab.eu. W razie potrzeby poprosimy o potwierdzenie tożsamości.

10. Pliki cookie

Na stronie internetowej stosujemy pliki cookie w celu zapewnienia jej działania, analizy oraz, w razie potrzeby, marketingu. Pliki cookie dzielą się na kategorie:

• Niezbędne pliki cookie - podstawowe funkcje strony, na przykład obsługa sesji.
• Analityczne pliki cookie - zanonimizowany pomiar korzystania ze strony (np. Google Analytics).
• Marketingowe pliki cookie - stosowane wyłącznie za Państwa zgodą.

Ustawieniami plików cookie mogą Państwo zarządzać w przeglądarce. Zablokowanie niezbędnych plików cookie może pogorszyć działanie strony.

Jeżeli odrzucą Państwo analityczne pliki cookie lub nie dokonają wyboru, nadal anonimowo zliczamy wyświetlenia stron i zdarzenia na stronie - bez plików cookie i bez zapisywania czegokolwiek na Państwa urządzeniu. Służy do tego skrót (hash) tworzony na serwerach PostHog w UE i zmieniany codziennie, na podstawie którego nie można Państwa zidentyfikować. Nagrania sesji i analityczne pliki cookie są stosowane wyłącznie, jeżeli Państwo je zaakceptują.

11. Zmiany niniejszej polityki

Aktualizujemy niniejszą politykę prywatności w razie potrzeby, gdy zmieniają się przepisy lub nasze usługi. O istotnych zmianach informujemy na stronie internetowej, a w razie potrzeby bezpośrednio osoby, których dane dotyczą.