Personvernerklæring

1. Behandlingsansvarlig

Innosus Oy (driver Semlab)

Finsk foretaks-ID: 3105686-7

Ukkohauentie 11–13 A, 02170 Espoo, Finland

E-post: info@semlab.eu

2. Kontaktperson for spørsmål om registeret

Spørsmål om personvern ber vi deg sende til oss på e-post til info@semlab.eu. Vi svarer som regel innen én måned.

3. Personopplysninger som behandles

For å kunne levere tjenestene våre behandler vi følgende personopplysninger:

• Kontaktopplysninger - navn, e-postadresse, telefonnummer, adresse og postnummer.
• Bestillingsopplysninger - prøvetype, beskrivelse av prøvetakingen, tidspunkt for bestillingen og pris.
• Metadata om prøven - prøvested, opplysninger om materialet og ordrenummer. Selve den fysiske prøven inneholder ingen personopplysninger.
• Analyseresultater og rapporter - resultatene av asbestanalysen, rapportene og opplysninger om hvordan de er levert.
• Kundekommunikasjon - meldinger sendt via kontaktskjemaet og e-postkorrespondanse.
• Bruksopplysninger - IP-adresse, nettlesertype, besøkte sider og tidspunkt for besøkene.
• Betalingsopplysninger - betalingsmåte og referanseopplysninger for betalinger. Kortopplysninger lagres ikke i våre egne systemer; betalingene formidles via Stripe.

4. Formål og rettslig grunnlag for behandlingen

Vi behandler personopplysninger for følgende formål:

• Oppfyllelse av avtale (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b) - å utføre asbestanalysen, rapportere resultatene og levere bestillingen.
• Rettslige forpliktelser (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c) - den finske bokføringsloven, den finske merverdiavgiftsloven og regler om asbestanalyse (blant annet metodedokumentasjon etter ISO 22262-1 og den finske statsrådsforordningen 798/2015).
• Berettiget interesse (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f) - kundeservice, utvikling av tjenestene, forebygging av misbruk og statistikk.
• Samtykke (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a) - markedsføring og bruk av informasjonskapsler som ikke er nødvendige.

5. Hvor opplysningene kommer fra

Personopplysningene samles som regel inn fra deg selv via bestillingsskjemaet, kontaktskjemaet, e-post eller telefon. Opplysninger om hvordan nettstedet brukes, samles inn automatisk når du besøker det. Noen bestillinger formidles til oss via en samarbeidspartner, og da har kunden gitt opplysningene til partneren.

6. Utlevering og overføring av opplysninger

Personopplysninger utleveres bare til parter som er nødvendige for at tjenesten skal kunne leveres:

• Kartleggingspartner i Finland - vi mottar bestillinger av prøveanalyser fra partneren og sender analyserapportene til kontaktpersonen som er oppgitt i bestillingen.
• Stripe Payments Europe, Ltd. - formidling av betalinger på nett.
• Resend - utsending av e-post som hører til tjenesten (ordrebekreftelser, analyserapporter).
• Vercel Inc. - webhotell og innholdslevering for nettstedet.
• Supabase - database- og innloggingstjeneste for bakenforliggende systemer (servere i EU).
• Posti Group Oyj - postbefordring av prøver til laboratoriet og levering av rapporter på e-post.
• Google Analytics - analyse av hvordan nettstedet brukes (anonymisert IP-adresse).
• PostHog - analyse av hvordan nettstedet brukes og, med ditt samtykke, opptak av økter (servere i EU, anonymisert IP-adresse).
• Myndigheter - når loven krever det.

Noen tjenesteleverandører (f.eks. Stripe, Resend, Google) kan behandle opplysninger utenfor EU/EØS. I slike tilfeller sikrer vi vernet av opplysningene med EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser (SCC) eller tilsvarende ordninger.

7. Lagringstid

Personopplysninger lagres bare så lenge det er nødvendig for formålene med behandlingen:

• Kunde- og bestillingsopplysninger - 6 år fra utgangen av regnskapsåret, etter den finske bokføringsloven.
• Analyserapporter og tilhørende metadata - 10 år etter lovpålagt oppbevaringsplikt.
• Fysiske prøver - destrueres rutinemessig når analysen er ferdig; etter særskilt avtale oppbevares de i høyst 12 måneder.
• Meldinger sendt via kontaktskjemaet - høyst 24 måneder.
• Opplysninger basert på samtykke til markedsføring - til samtykket trekkes tilbake.
• Tekniske logger for nettstedet - høyst 12 måneder.

8. Sikring av registeret

Personopplysningene beskyttes med egnede tekniske og organisatoriske tiltak: tilgangsstyring, sterk autentisering, krypterte forbindelser (HTTPS) og krypterte databaseforbindelser, regelmessig sikkerhetskopiering og tilgang til personopplysninger bare for personer som trenger det i arbeidet sitt. Laboratoriets interne prøvekjeder og rapportering håndteres i det separate systemet Labbmate, som bare autorisert laboratoriepersonale har tilgang til.

9. Dine rettigheter

Du har følgende rettigheter etter EUs personvernforordning:

• Rett til innsyn - du kan be om en kopi av personopplysningene vi har lagret om deg.
• Rett til retting - du kan be om at uriktige eller ufullstendige opplysninger rettes.
• Rett til sletting - du kan be om at opplysningene dine slettes dersom det ikke finnes noe lovlig grunnlag for å lagre dem.
• Rett til begrensning av behandling - du kan i visse situasjoner be om at behandlingen begrenses.
• Rett til å protestere mot behandling - du kan protestere mot behandling, for eksempel til direkte markedsføring.
• Rett til dataportabilitet - du kan be om at opplysningene dine overføres i et maskinlesbart format.
• Rett til å trekke tilbake samtykke - dersom behandlingen bygger på samtykke, kan du når som helst trekke det tilbake.
• Rett til å klage - du kan klage til Datavernombudets kontor i Finland: tietosuoja.fi.

Du bruker rettighetene dine ved å sende en forespørsel til info@semlab.eu. Ved behov ber vi deg bekrefte identiteten din.

10. Informasjonskapsler

Vi bruker informasjonskapsler (cookies) på nettstedet til funksjon, analyse og ved behov markedsføring. Informasjonskapslene deles inn i kategorier:

• Nødvendige informasjonskapsler - nettstedets grunnleggende funksjoner, for eksempel håndtering av økter.
• Analysekapsler - anonymisert måling av hvordan nettstedet brukes (f.eks. Google Analytics).
• Markedsføringskapsler - brukes bare med ditt samtykke.

Du kan styre innstillingene for informasjonskapsler i nettleseren din. Hvis du blokkerer nødvendige informasjonskapsler, kan nettstedet fungere dårligere.

Hvis du avslår analysekapsler eller ikke tar noe valg, teller vi likevel sidevisninger og hendelser på nettstedet anonymt, uten informasjonskapsler og uten å lagre noe på enheten din. Til dette brukes en hash som lages på PostHogs servere i EU og byttes ut hver dag, og ut fra den er det ikke mulig å identifisere deg. Opptak av økter og analysekapsler brukes bare hvis du godtar dem.

11. Endringer i denne erklæringen

Vi oppdaterer denne personvernerklæringen ved behov når lovgivningen eller tjenestene endres. Vesentlige endringer kunngjøres på nettstedet og ved behov direkte til de registrerte.